Van opstijgen tot landing: samen onderweg naar één EPD
In 2024 kozen we bij GGzE voor Nedap Ons®. We wisten vooraf dat we een nieuw EPD geen puur ICT-technisch project wilden laten zijn. We zagen het als een manier om beter te kunnen samenwerken met onze netwerkpartners, en door te standaardiseren en uniformeren tijd vrij te spelen voor de behandeling en begeleiding van cliënten. Dit is een verandertraject dat we samen doormaken. Daarom kozen we voor een duidelijke metafoor: een gezamenlijke vliegreis.
“Dit traject laat zien dat impactvolle veranderingtrajecten alleen slagen als je ze samen vormgeeft”, zegt Carla van de Wiel, raad van bestuur. “Niet door alles vooraf dicht te timmeren, maar wel door focus te hebben in combinatie met ruimte voor leren, vertrouwen en samenwerking.”
Ready for take-off
Onze reis begon in 2024. Oude werkwijzen loslaten, nieuwe ontdekken en samen koers bepalen. In werkgroepen leerden collega’s elkaar kennen, gingen aan de slag met opdrachten en verkenden hun rol in deze verandering. Er was ruimte om vragen te stellen, feedback te geven en samen te reflecteren op wat goed ging en wat beter kon.
Tekst gaat verder onder afbeelding.
Leiderschap
Eigenaarschap tonen vroeg tijd en aandacht. Er waren verschillen tussen werkwijzen en opvattingen tussen teams onderling. Leiderschap speelde hierin een belangrijke rol. Niet alleen vanuit leidinggevende functies, maar als gedeelde verantwoordelijkheid. Leiderschap is immers van ons allemaal. Dit betekende voor leidinggevenden soms ook: erkennen dat je niet op alle vragen meteen een antwoord hebt. Vertrouwen uitstralen bleek iets anders dan alles weten. Het ging om het koersvast blijven, ook wanneer nog niet alles duidelijk is.
Leidinggevenden merkten dat het belangrijk was om beschikbaar te zijn en vragen te blijven stellen. Niet zelf de inhoudelijk expert zijn, maar wel de weg wijzen naar collega’s die dat wel zijn. En op z'n tijd (zorg-)professionals aanspreken op hun gedrag als - door wat voor reden dan ook - een afspraak niet werd nagekomen.
Het EPD-project was een mooie praktijkoefening voor de manier waarop we bij GGzE inhoud geven aan onze overtuigingen. Deze vier overtuigingen vormen samen onze leiderschapsvisie. Aan de hand van concrete voorbeelden werd tijdens bijeenkomsten over het nieuwe EPD nieuw gedrag gestimuleerd en leiderschap zichtbaar gemaakt in de dagelijkse praktijk.
Mark van Winkel, inhoudelijk directeur: “Het EPD Ons ondersteunt ons vakmanschap. Het helpt zorgprofessionals om overzicht te houden en meer tijd te besteden aan wat echt telt: goede zorg voor cliënten.”
Voorbereiding op de landing
Twee jaar later zijn we klaar voor de volgende fase: de landing. Op 8 januari 2026 organiseerden we een bijeenkomst voor alle betrokkenen om samen de laatste voorbereidingen te treffen voor de livegang. Inspiratie en praktijk kwamen daar samen. In zogenoemde gate groupings en migratieloket-sessies werkten collega’s concreet aan scholing, werkprocessen, opschonen en ondersteuning bij de overgang. Deze eindsprint kon op veel enthousiasme rekenen van collega’s, werkte aanstekelijk en gaf vertrouwen dat we deze stap samen succesvol konden zetten.
Tegelijkertijd vroeg deze fase om geduld. De realiteit leert dat niet iedereen direct voor de volle honderd procent aangehaakt is. Door het doel voor ogen te houden, ruimte te maken voor leren, fouten te zien als kansen en elkaar te blijven ondersteunen, groeide het vertrouwen. Zo ontstond een sfeer van veiligheid - een cruciale voorwaarde om vooruitgang te boeken terwijl het dagelijkse werk gewoon doorging.
Suzanne van Bommel, programmamanager: “Dit is het resultaat van maandenlange voorbereiding en samenwerking. Ik ben trots op hoe collega’s deze verandering hebben opgepakt. De betrokkenheid en flexibiliteit waren enorm. Een nieuw EPD brengt veel veranderingen met zich mee. Het zal even zoeken en wennen worden, maar samen zorgen we dat dit stap voor stap goed gaat.”
Geland, en nu op pad
Onze implementatiereis laat zien wat er mogelijk is als we creativiteit, duidelijke regie en samenwerking combineren. Van de eerste check-in in december 2024 tot de voorbereiding op de landing begin 2026: elke stap stond in het teken van samen doen, verantwoordelijkheid nemen en blijven leren.
Op zondag 1 februari hebben we bij GGzE de wielen definitief aan de grond gezet: Nedap Ons® is live. Een belangrijke mijlpaal waar we trots op zijn. Mark van Winkel: “Dit is geen eindpunt, maar een nieuw begin. We blijven verbeteren, leren en bouwen aan één manier van werken die ons als organisatie sterker maakt.”
